week4hours (week4hours) wrote,
week4hours
week4hours

Мониторинг: Нервная система бизнеса

Первый шаг к оздоровлению
Посмотреть в браузере
Здравствуйте!

Из-за налогов каждый пригретый вами сотрудник стоит как минимум в полтора раза дороже, чем вы ему платите. А если он вдобавок еще и неэффективно работает, то вы просто дарите ему деньги.

С этим можно было жить во время экономического роста, но сейчас пришло время оздоравливать организацию. В этом письме начнем разбирать, как это делать. Первый шаг — научиться видеть эффективность отдельных сотруднков и здоровье бизнеса в целом. То есть создать систему мониторинга.

Система мониторинга примерно такая же важная для здоровья бизнеса, как департамент продаж или ИТ-отдел. Это «нервная система» вашего бизнеса. От того, насколько быстро и точно вы измеряете бизнес, зависит ваша способность реагировать на проблемы и принимать взвешенные решения.

Придумать метрики


Создание системы мониторинга — сложная и многоступенчатая задача, к которой вы будете подходить во много итераций. Начнем с простого.

Для начала нужно придумать, по каким натуральным показателям мы будем измерять каждый тип сотрудников. Натуральные — то есть измеряемые в первую очередь не в деньгах.

  • Например, для грузчиков натуральный показатель — количество разгруженных машин. Для курьеров — число выездов. Для уборщицы — число проведенных уборок. Для специалистов колл-центра — число принятых звонков.

Это кажется простым, но придумать эти метрики сложно. Понятно, как оценить дворника, фасовщицу или менеджера по продажам. А с программистом или сисадмином? Об оценке их эффективности мы напишем отдельную рассылку.

Важно, чтобы метрики были простыми и доказуемыми. Не используйте метрики «число минут, проведенных на линии с клиентом». Используйте метрику «количество продаж».

О деньгах
Некоторые тренеры и консультанты говорят, что измерять нужно только деньги и связанные с ними показатели. Например, бесполезно измерять эффективность программиста в количестве завершенных задач. Важно измерять только то, сколько он денег принес компании.

Это справедливо только отчасти.

Во-первых, вы не сможете превратить эффективность всех сотрудников в деньги. В компании есть сотрудники, которые не зарабатывают деньги напрямую (и не должны). Но вы все равно должны измерять их работу.

Во-вторых, сейчас наша задача внедрить в компанию «нервную систему», то есть научить наших сотрудников измерять натуральные показатели своей работы. Если это умение станет частью ДНК нашей компании, то мы сможем измерять и более сложные вещи.

Внедрение системы


Какие-то данные для измерения у вас уже есть. Если вы интернет-магазин, вы уже знаете, сколько у вас заказов в месяц. Если у вас есть CRM, вы знаете воронки продаж. Донастройте эти системы так, чтобы они выдавали вам нужные данные автоматически.

Если части данных нет, то понадобится наладить систему их сбора. Основные принципы:

  • Старший отчитывается за младшего: на первых порах собирать данные о работе должны не те же люди, которые эту работу выполняют. Например, данные о продажах собирать должны не сами менеджеры, а специальный контролер или бухгалтер, который отследил платеж. Оценивать объем работы уборщицы должна не сама уборщица, а завхоз или офис-менеджер. Это подпитывает чувство значимости сотрудников-контролеров и уменьшает риск плохих данных.

  • Сбор данных должен происходить в момент совершения действия, а не до или после. Уборщика пришла — секретарь должна нажать на кнопку счетчика.

  • Отчет — одна кнопка. Процесс сбора данных должен сводиться к тому, что отчитывающийся делает одну простую пометку, зарубку, ставит точку, галочку, нажимает на одну кнопку. Никаких пространных отчетов или опросников. Все должно быть максимально тупо.

  • По возможности все автоматизировать. Чем меньше участие человека в сборе данных, тем лучше. Хорошая система должна быть невидимой, автоматической и неумолимой.

На рынке много систем для сбора данных. Написать свой «кликер» тоже несложно, если вы занимаетесь разработкой ПО или у вас просто есть штатный сисадмин или программист. Помните, что изначально вам нужны не продвинутые системы аналитики, а просто чтобы «циферки» набегали.

  • Чтобы ничего не разрабатывать, начните с простого «Счетчика» студии Лебедева. Пусть он будет на смартфонах ваших контролирующих сотрудников

Внедряйте постепенно

Внедрение системы учета начните с какой-то одной группы сотрудников. Не внедряйте сразу везде, это почти никогд не работает.

Важно: не вводите контроль под видом, что он как-то повлияет на зарплату. Это сразу путь в никуда. На вопросы сотрудников говорите, что в пилотном режиме вы будете просто собирать статистику. Никаких соревнований, никаких стимулирований и вот этого всего.

С сотрудниками ведите диалог в таком духе:

— А как это повлияет на мою зарплату?
— Теперь учет — ваша обязанность. Зарплата не выплачивается, пока не сдан отчет. Нет отчета — нет зарплаты (или премии)

— А будут премии за хорошие результаты?
— В вашем отделе — нет. Но если не будет отчетов, то премий не будет вообще.

Сейчас не надо заниматься никаким стимулированием людей. Ваша задача — сбор данных.

Основные трудности на этом этапе


Вранье. Люди будут прикрывать друг друга и подделывать цифры. Это не слишком большая проблема, потому что врать будут по мелочи, и ваших изначальных целей пока что никто не знает. Профилактика — перепроверяйте данные сами раз в месяц. К тому же, сотрудники не будут знать, сколько врать «правильно»: они это узнают вместе с вами по прошествии нескольких месяцев.

Сопротивление сотрудников: «не хочу за кем-то следить»; «нет времени»; «у меня и так полно обязанностей». Чтобы этого не было, за отчетность должны отвечать руководители, в чьи прямые обязанности входит контроль. Если контролер еще не руководитель — повысьте его до этой роли хотя бы формально. Пусть секретарь станет офис-менеджером.

Не теряйте фокус


Помните: ваша задача не в том, чтобы получить данные за последний месяц. Ваша задача в том, чтобы создать систему, которая сама будет доставлять вам честные данные, без вашего участия. Если секретаршу нужно будет постоянно «пинать», это плохая система.

Сам факт постепенного внедрения отчетности поможет вам совершенно по-новому взглянуть на бизнес. У вас появятся пусть пока скрипучие, но уже рабочие системы мониторинга.

В следующих выпусках расскажем об особых метриках и технологиях измерения. Нервная система бизнеса — дело сложное и важное.

До скорого!

Текст - Команда Мегапрорыва.

Эксперимент: бесплатный совет


Мы запускаем экспериментальную рубрику «Бесплатный совет».

Условия такие:

  1. Задавайте мне любой вопрос по почте на адрес week4hours@gmai.com

  2. Темы вопросов: система управления предприятием, бизнес-процессы, документооборот, личная эффективность руководителя.

  3. Я или кто-то из экспертов week4hours.com отвечаем на ваш вопрос в течение нескольких дней. Если нужно, мы уточняем ваши данные

  4. Если консультация помогла, вы публикуете результат нашего общения у себя в соцсети. Если нет — вы пишете нам, что мы посоветовали вам фигню, и мы попробуем разобраться глубже.

Сейчас в экспериментальном режиме все это бесплатно.

Пишите: week4hours@gmai.com

Tags: внедрение, мониторинг, показатели
Subscribe
  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your reply will be screened

    Your IP address will be recorded 

  • 0 comments